Arquivo virtual: o processo de digitalização de documentos da Câmara de Ubá

Preservar informações e facilitar a busca por arquivos importantes: esse é objetivo da Câmara Municipal de Ubá ao organizar seu arquivo interno e realizar a digitalização de todos os documentos. O processo, iniciado em 2019, é executado por servidores da própria Casa e vem sendo recurso essencial para formar um banco de dados completo, confiável, seguro, útil e que ofereça maior controle sobre as informações.

“Importante pensarmos em segurança: segurança no armazenamento dos arquivos, segurança das informações, segurança contra a perda desses documentos”, afirma a diretora geral da CMU, Ariadna Zonta Rodrigues.

A digitalização de documentos é, ainda, solução para redução de matéria-prima, economia de custos e de espaço. Foram eliminados documentos em duplicidade e o restante foi higienizado e armazenado da forma correta, além de estar disponível em formato virtual, podendo ser acessado a partir de smartphones, computadores, notebooks.

A diretora da CMU comentou também que durante a organização dos arquivos da Casa foram encontrados documentos úteis para a Prefeitura, inclusive, em processos e junto ao setor de Patrimônio, como antigas escrituras de imóveis, por exemplo.